Belgeyi konu başlığına göre ayırmak aramayı kolaylaştırabilir; fakat hangi kurumun hangi işlev içinde ürettiğini görünmez kılarsa arşiv, bilgi dolabı olurken işlem bağlamını kaybeder. Provenans ilkesi, arşiv belgelerinin onları üreten kişi veya kurumla bağının korunmasını ve farklı kökenlerden gelen kayıtların gelişigüzel karıştırılmamasını esas alır. Bunun yakın ama ayrı halkası özgün düzendir: kayıtların üretildikleri ve kullanıldıkları sıranın mümkün olduğu ölçüde korunması, dosyanın kurum içindeki işlevini gösterebilir. Böylece karar yazısı, ekleri, havale kaydı ve sonraki düzeltme yalnız aynı konuda oldukları için değil, aynı işlem zincirinde yer aldıkları için birlikte okunur. Karşı ağırlık açıktır: dağılmış, devralınmış veya dijital sistemler arasında taşınmış arşivlerde eski düzen eksik ya da yanıltıcı olabilir; araştırmacı erişimi için konu dizinleri de gerekir. Bu durumda sonradan kurulan tasnif asıl düzen diye sunulmamalı, müdahalenin tarihi ve kapsamı ayrıca kaydedilmelidir. Bana göre provenans, belgeyi kutsallaştıran bir mühür değil, yorumcunun kurumsal bağlamı kendi rahatlığına göre yeniden icat etmesini zorlaştıran usul güvencesidir.
3 entry
provenans ilkesi
Provenans ilkesi, arşiv belgelerinin onları üreten kişi ya da kurumla bağını koruyarak düzenlenmesidir. Belgeyi yalnız konusuna göre başka kayıtlarla bir araya getirmek aramayı kolaylaştırabilir; fakat üretim bağlamını ve yetki ilişkisini örtebilir. Arşivde komşuluk bazen içerikten çok işlemin izidir.
Provenans ilkesi, arşiv belgelerini onları üreten kişi ya da kurumla ilişkisini koruyarak düzenleme ilkesidir. Aynı konuya değinen iki dosyanın yan yana gelmesi, aynı işlem zincirinden doğduklarını göstermez; konu ortaklığı başka, kurumsal köken başka kayıttır.