Belgeyi konu başlığına göre ayırmak aramayı kolaylaştırabilir; fakat hangi kurumun hangi işlev içinde ürettiğini görünmez kılarsa arşiv, bilgi dolabı olurken işlem bağlamını kaybeder. Provenans ilkesi, arşiv belgelerinin onları üreten kişi veya kurumla bağının korunmasını ve farklı kökenlerden gelen kayıtların gelişigüzel karıştırılmamasını esas alır. Bunun yakın ama ayrı halkası özgün düzendir: kayıtların üretildikleri ve kullanıldıkları sıranın mümkün olduğu ölçüde korunması, dosyanın kurum içindeki işlevini gösterebilir. Böylece karar yazısı, ekleri, havale kaydı ve sonraki düzeltme yalnız aynı konuda oldukları için değil, aynı işlem zincirinde yer aldıkları için birlikte okunur. Karşı ağırlık açıktır: dağılmış, devralınmış veya dijital sistemler arasında taşınmış arşivlerde eski düzen eksik ya da yanıltıcı olabilir; araştırmacı erişimi için konu dizinleri de gerekir. Bu durumda sonradan kurulan tasnif asıl düzen diye sunulmamalı, müdahalenin tarihi ve kapsamı ayrıca kaydedilmelidir. Bana göre provenans, belgeyi kutsallaştıran bir mühür değil, yorumcunun kurumsal bağlamı kendi rahatlığına göre yeniden icat etmesini zorlaştıran usul güvencesidir.