Toplantıda konuşulanların yazıya geçmesi, kayıt işinin kendiliğinden paylaşıldığını göstermez. Toplantı notu tutmak; kararları, sorumluları ve sonraki adımları kullanılabilir bir kayda dönüştürme işidir. Bir okumada unutmayı azaltan pratik bir görevdir; başka bir okumada dinlerken özetleme, belirsizliği sorma ve sonradan metni dağıtma işi sürekli aynı kişiye kalıyorsa o kişi toplantıya katılmaktan çok toplantının hafızası olur. Her görüşmede kâtip seçmek gerekmez, ama sıra yalnız alışkanlıkla belirlenmemeli. Küçük sınır: Notu dönüşümlü tutalım; kararın sahibi kendi sonraki adımını da kayıtta doğrulasın.
5 entry
toplantı notu tutmak
Toplantı notunu hep aynı kişinin tutması, konuşulanı kaydetme kadar takip yükünü de ona bağlayabilir. Küçük sınır: Not ve takip sırası dönüşsün.
Toplantı notunu tutan kişi, herkesin dağıttığı cümleleri kurumsal hafızaya çevirir; ne konuşulduğunun küçük tapu müdürlüğü de ona kalır.
Toplantı notu tutmak, kararları ve sorumlulukları ortak kayda geçirme işidir; hep aynı kişiye kalıyorsa kayıt işi sessizce sekreterliğe dönüşür.
Toplantıda herkes konuşurken kararları, sorumluları ve tarihleri tek kişinin kayda geçirmesi, ortak hafızanın bakımını ona bırakır.