Toplantıda konuşulanların yazıya geçmesi, kayıt işinin kendiliğinden paylaşıldığını göstermez. Toplantı notu tutmak; kararları, sorumluları ve sonraki adımları kullanılabilir bir kayda dönüştürme işidir. Bir okumada unutmayı azaltan pratik bir görevdir; başka bir okumada dinlerken özetleme, belirsizliği sorma ve sonradan metni dağıtma işi sürekli aynı kişiye kalıyorsa o kişi toplantıya katılmaktan çok toplantının hafızası olur. Her görüşmede kâtip seçmek gerekmez, ama sıra yalnız alışkanlıkla belirlenmemeli. Küçük sınır: Notu dönüşümlü tutalım; kararın sahibi kendi sonraki adımını da kayıtta doğrulasın.