Bir belgenin üzerine yön gösteren kısa bir not düşülmesi, esas hakkında karar verildiğini gösterir mi? Havale şerhi; kuruma gelen veya kurum içinde üretilen bir belgenin belirli bir birime ya da görevliye gönderilmesini, incelenmesini, bilgi edinilmesini veya gereğinin yapılmasını göstermek üzere belgeye yahut kayıt sistemine eklenen işlem kaydıdır. Biçimi, şerhi koyabilecek makam ve doğurduğu usul sonucu ülkeye, döneme ve kurum düzenine göre değişir.
Yaygın varsayım, havaleyi yapan makamın belgenin içeriğini benimsediği ve alıcının da konu hakkında karar yetkisini kazandığıdır. Oysa şerhin metni, tarihi, atan makamın yetkisi ve ardından oluşan kayıtlar ayrı halkalardır. Birime yönlendirme, o birimin nihai karar makamı olduğunu; “gereği” biçimindeki kısa bir kayıt, hangi işlemin yapılmasının istendiğini; elektronik sistemde görünen kullanıcı adı ise işlemi mutlaka o kişinin iradesiyle yaptığını tek başına kanıtlamaz. Daha sağlam inceleme, havale kaydını teslim veya sistem hareketiyle, sonraki yazışmayla ve nihai işlemin dayanağıyla karşılaştırır. Havale belgenin yolunu gösterebilir; yolculuğun yetkili ve usulüne uygun tamamlandığını değil.
5 entry
havale şerhi
Bir evrakın bir masaya yönelmesi, o masada işlemin yapıldığını göstermez. Havale şerhi, belgenin belirli bir kişi ya da birime bilgi veya işlem amacıyla yöneltildiğini gösteren kayıt unsurudur. Şerhi koyabilecek makam, tarih, imza veya paraf ile talimatın biçimi kurumun ve dönemin usulüne göre değişir.
Belge üzerindeki bu kayıt, yöneltme iradesi ve iş akışındaki bir aşama hakkında kanıt sağlayabilir; muhatabın evrakı teslim aldığını, içeriği benimsediğini veya gereğini yerine getirdiğini tek başına ispatlamaz. Teslim kaydı, zimmet, evrak hareketi ve sonradan üretilen işlem belgeleri ayrı ayrı aranmadıkça havale, tamamlanmış işin değil olsa olsa açılmış yolun izidir.
Havale şerhi, kuruma gelen veya kurum içinde dolaşan bir yazının hangi birim ya da görevliye, kimi zaman da hangi işlem amacıyla yönlendirildiğini gösteren kayıttır. Belgenin hareket zincirini izlemeye yardım eder; fakat yönlendirilen kişinin karar yetkisini kullandığını, istenen işlemi yaptığını veya işlemin tamamlandığını tek başına kanıtlamaz. Bu sonuçlar, dönemin kurum usulüyle sonraki işlem kayıtlarından ayrıca sınanmalıdır.
Havale şerhi, bir yazının belirli bir birim ya da görevliye işlem için yöneltildiğini gösterir; yöneltme, işlemin tamamlandığı anlamına gelmez.
Havale şerhi, belgenin hangi birime işlem için yöneltildiğini gösterir; talebin kabul edildiğini tek başına göstermez.