Bir belgenin üzerine yön gösteren kısa bir not düşülmesi, esas hakkında karar verildiğini gösterir mi? Havale şerhi; kuruma gelen veya kurum içinde üretilen bir belgenin belirli bir birime ya da görevliye gönderilmesini, incelenmesini, bilgi edinilmesini veya gereğinin yapılmasını göstermek üzere belgeye yahut kayıt sistemine eklenen işlem kaydıdır. Biçimi, şerhi koyabilecek makam ve doğurduğu usul sonucu ülkeye, döneme ve kurum düzenine göre değişir.
Yaygın varsayım, havaleyi yapan makamın belgenin içeriğini benimsediği ve alıcının da konu hakkında karar yetkisini kazandığıdır. Oysa şerhin metni, tarihi, atan makamın yetkisi ve ardından oluşan kayıtlar ayrı halkalardır. Birime yönlendirme, o birimin nihai karar makamı olduğunu; “gereği” biçimindeki kısa bir kayıt, hangi işlemin yapılmasının istendiğini; elektronik sistemde görünen kullanıcı adı ise işlemi mutlaka o kişinin iradesiyle yaptığını tek başına kanıtlamaz. Daha sağlam inceleme, havale kaydını teslim veya sistem hareketiyle, sonraki yazışmayla ve nihai işlemin dayanağıyla karşılaştırır. Havale belgenin yolunu gösterebilir; yolculuğun yetkili ve usulüne uygun tamamlandığını değil.