Bir evrakın bir masaya yönelmesi, o masada işlemin yapıldığını göstermez. Havale şerhi, belgenin belirli bir kişi ya da birime bilgi veya işlem amacıyla yöneltildiğini gösteren kayıt unsurudur. Şerhi koyabilecek makam, tarih, imza veya paraf ile talimatın biçimi kurumun ve dönemin usulüne göre değişir.
Belge üzerindeki bu kayıt, yöneltme iradesi ve iş akışındaki bir aşama hakkında kanıt sağlayabilir; muhatabın evrakı teslim aldığını, içeriği benimsediğini veya gereğini yerine getirdiğini tek başına ispatlamaz. Teslim kaydı, zimmet, evrak hareketi ve sonradan üretilen işlem belgeleri ayrı ayrı aranmadıkça havale, tamamlanmış işin değil olsa olsa açılmış yolun izidir.