Bir belgenin arşive girmesi, yaşamının başladığı veya bittiği tek an değildir. Belge yaşam döngüsü; bir kaydın üretilmesi ya da kuruma gelmesiyle başlayıp kayda alınması, kullanılması, dosyalanması, saklanması, değerlendirilmesi ve kalıcı koruma veya usulüne uygun ayırma kararına kadar uzanan süreçler bütünüdür. Aşamaların adı, sırası ve karar yetkisi dönemin mevzuatına ve kurumun yapısına göre değişebilir; dijital kayıtta üretim, çoğaltma, erişim ve sürüm değişikliği aynı anda iz bırakabilir.
Yaşam döngüsü modeli, belgenin başından sonuna kadar kesintisiz ve güvenilir biçimde yönetildiğini kanıtlamaz; yalnız hangi aşamalarda hangi işlemlerin ve sorumlulukların aranacağını gösterir. Saklama planı bir süre öngörebilir, fakat fiilî muhafazayı; devir tutanağı teslimi kayda bağlayabilir, fakat eksiksizliği; katalog kaydı erişilebilirliği kendiliğinden göstermez. İncelemede modelden sonuca atlamak yerine her aşamanın yetki belgesi, işlem kaydı ve fiilî uygulaması ayrı sınanmalıdır. Böylece belgenin gerçekte hangi ellerden ve hangi kararlarla geçtiği görünür olur.
4 entry
belge yaşam döngüsü
Belge yaşam döngüsü, bir kaydın üretilmesi ve kullanılmasından saklama, ayıklama, imha ya da kalıcı korumaya uzanan aşamaları açıklayan arşivcilik modelidir. Model, sorumlulukları görünür kılar; her kurumda aynı aşamaların bulunduğunu veya akışın doğrusal işlediğini kendiliğinden kanıtlamaz. Dijital kayıtta kopyalar ve sürümler çoğaldıkça döngü, çizilmiş bir çemberden çok dallanan bir işlem dosyasına benzer.
Belge yaşam döngüsü, kaydın üretilmesinden sınıflandırma, kullanım, saklama, arşive devir veya imhaya uzanan aşamalardır; her aşama ayrı yetki ve iz gerektirir.
Belge yaşam döngüsü, bir belgenin üretilmesi veya kuruma ulaşmasından sınıflandırma, kullanım, saklama değerlendirmesi ve imha ya da kalıcı koruma kararına kadar geçtiği aşamaları anlatan arşivcilik modelidir. Model süreci görünür kılar; her belgenin aynı doğrusal yolu izlediğini veya arşive devredilince idari ve hukuki bağlamının kendiliğinden tamamlandığını söylemez. Devir tutanağı bir hareketi kaydeder, önceki ayıklama ölçütlerini geriye doğru üretmez.