Bir belgenin arşive girmesi, yaşamının başladığı veya bittiği tek an değildir. Belge yaşam döngüsü; bir kaydın üretilmesi ya da kuruma gelmesiyle başlayıp kayda alınması, kullanılması, dosyalanması, saklanması, değerlendirilmesi ve kalıcı koruma veya usulüne uygun ayırma kararına kadar uzanan süreçler bütünüdür. Aşamaların adı, sırası ve karar yetkisi dönemin mevzuatına ve kurumun yapısına göre değişebilir; dijital kayıtta üretim, çoğaltma, erişim ve sürüm değişikliği aynı anda iz bırakabilir.
Yaşam döngüsü modeli, belgenin başından sonuna kadar kesintisiz ve güvenilir biçimde yönetildiğini kanıtlamaz; yalnız hangi aşamalarda hangi işlemlerin ve sorumlulukların aranacağını gösterir. Saklama planı bir süre öngörebilir, fakat fiilî muhafazayı; devir tutanağı teslimi kayda bağlayabilir, fakat eksiksizliği; katalog kaydı erişilebilirliği kendiliğinden göstermez. İncelemede modelden sonuca atlamak yerine her aşamanın yetki belgesi, işlem kaydı ve fiilî uygulaması ayrı sınanmalıdır. Böylece belgenin gerçekte hangi ellerden ve hangi kararlarla geçtiği görünür olur.