arşivdeki boş rafı yorumlamak için önce rafın nasıl tutulduğunu bilmek gerekir. bir belgenin bulunmaması, belgenin hiç üretilmemiş, korunmamış, tasnif edilmemiş ya da araştırmacıya açılmamış olmasından kaynaklanabilir. bu ihtimaller kendiliğinden eşit ağırlıkta değildir: kurumun düzenli kayıt tuttuğu, ilgili dosya serisinin büyük ölçüde korunduğu ve aranan tarih aralığının gerçekten tarandığı biliniyorsa, yokluk iddiası güçlenir. (bkz: arşiv sessizliği)