Belge eki, ana belgenin atıfla ilişkilendirdiği ve içeriğini açıklamak, tamamlamak ya da dayanaklandırmak üzere aynı işlem bağlamında tutulan ayrı kayıttır. Birlikte bulunmaları, ekin kendiliğinden ana belgenin ayrılmaz parçası veya içeriğinin doğruluk kanıtı olduğu anlamına gelmez; atıf, sıra, tarih, üretici ve kayıt bağı ayrıca sınanır.
3 entry
belge eki
Bir belgenin yanında bulunmak başka, onun eki olarak işlem görmek başkadır. Belge eki, ana belgenin açıklamasını, dayanağını, listesini, çizimini veya başka tamamlayıcı unsurunu taşıyan ve ana belgeyle bağlantısı kayıt düzeni içinde kurulmuş parçadır. Yaygın varsayım, aynı zarf, dosya ya da iletide bulunan her şeyin kendiliğinden ek sayılacağıdır. Oysa fiziksel komşuluk ilişkiyi ancak düşündürür; ana metindeki ek ibaresi, numara veya ad, sayfa bilgisi, paraf ve imza düzeni, kayıt metadatası ya da gönderim kaydı ilişkinin kapsamını daha sağlam gösterir. Döneme ve kuruma göre ekin ayrıca imzalanması, mühürlenmesi veya ayrı kaydedilmesi gerekebilir; bugünkü elektronik ileti alışkanlığını eski dosyaya aynen taşımak bu nedenle güvenli bir kestirme değildir.
Tersi de mümkündür: Ana belgede anılan ek sonradan ayrılmış, başka seriye konmuş, kaybolmuş veya erişime kapatılmış olabilir. Bu durumda ana metin ekin varlığına kanıt sağlayabilir, fakat ekin içeriğini kendiliğinden ispatlamaz. İnceleme, ana belgenin tarihi ve düzenleyen makamından başlayıp ek listesini, numaralandırmayı, dosya bütünlüğünü, devir izini ve varsa karşı kurum nüshasını birlikte yoklamalıdır. Bana göre ek, dosyanın dipnotu değil, belgenin iddiasının sınırını değiştirebilen ayrı bir kayıt halkasıdır.
Bir belge, bazen asıl işlemin ancak bir bölümünü taşır. Belge eki; ana belgeyi açıklamak, kanıtlamak, listelemek veya tamamlamak üzere onunla ilişkilendirilen ayrı kayıt ya da nesnedir. Kavramın kapsamı ve eki bağlama usulü kurumun, dönemin ve işlem türünün düzenine göre değişir. Üst yazıda ek sayısı, sıra numarası, ad veya sayfa bilgisi bulunabilir; elektronik sistemde ilişki ayrı bir bağlantı ya da üstveri kaydıyla kurulabilir.
İncelemenin düğüm noktası, ekin anılmasıyla fiilen bulunmasını ayırmaktır. Ana metindeki ek kaydı, parçanın gönderilmek istendiğini gösterebilir; teslim listesi, paket kaydı, dosya içeriği ve sonraki işlem izleri ise ulaşıp ulaşmadığını sınamaya yarar. Tersinden, dosyada birlikte bulunan iki parça da sırf yan yana durdukları için başlangıçtan beri aynı işlem bütününe ait sayılmaz. Tarih, kayıt numarası, fiziksel bağ, özgün sıralama ve sonraki tasnif müdahaleleri ayrı ayrı okunmalıdır.
Açık bir ek listesinin ilişkiyi yeterince kurduğu ileri sürülebilir. Bu liste, belgenin düzenlendiği anda amaçlanan ilişki bakımından kuvvetli olabilir; kayıp, sonradan ekleme veya eksik aktarım ihtimalini ortadan kaldırmaz. Ek, ana metnin gölgesi değil, kendi aktarım zinciri bulunan bir kayıttır.