Bir belgenin yanında bulunmak başka, onun eki olarak işlem görmek başkadır. Belge eki, ana belgenin açıklamasını, dayanağını, listesini, çizimini veya başka tamamlayıcı unsurunu taşıyan ve ana belgeyle bağlantısı kayıt düzeni içinde kurulmuş parçadır. Yaygın varsayım, aynı zarf, dosya ya da iletide bulunan her şeyin kendiliğinden ek sayılacağıdır. Oysa fiziksel komşuluk ilişkiyi ancak düşündürür; ana metindeki ek ibaresi, numara veya ad, sayfa bilgisi, paraf ve imza düzeni, kayıt metadatası ya da gönderim kaydı ilişkinin kapsamını daha sağlam gösterir. Döneme ve kuruma göre ekin ayrıca imzalanması, mühürlenmesi veya ayrı kaydedilmesi gerekebilir; bugünkü elektronik ileti alışkanlığını eski dosyaya aynen taşımak bu nedenle güvenli bir kestirme değildir.
Tersi de mümkündür: Ana belgede anılan ek sonradan ayrılmış, başka seriye konmuş, kaybolmuş veya erişime kapatılmış olabilir. Bu durumda ana metin ekin varlığına kanıt sağlayabilir, fakat ekin içeriğini kendiliğinden ispatlamaz. İnceleme, ana belgenin tarihi ve düzenleyen makamından başlayıp ek listesini, numaralandırmayı, dosya bütünlüğünü, devir izini ve varsa karşı kurum nüshasını birlikte yoklamalıdır. Bana göre ek, dosyanın dipnotu değil, belgenin iddiasının sınırını değiştirebilen ayrı bir kayıt halkasıdır.