Bir araya gelmiş her belge topluluğu aynı türden bir bütün değildir. Arşiv fonu, belirli bir kişi, aile veya kurumun faaliyetleri sırasında oluşup biriken kayıtların, üretici bağları korunarak ele alınan bütünüdür. Bu adlandırma, belgelerin yalnız aynı konuya ilişkin olmasına değil ortak üretici ve faaliyet bağının gösterilebilmesine dayanır.