Bir araya gelmiş her belge topluluğu aynı türden bir bütün değildir. Arşiv fonu, belirli bir kişi, aile veya kurumun faaliyetleri sırasında oluşup biriken kayıtların, üretici bağları korunarak ele alınan bütünüdür. Bu adlandırma, belgelerin yalnız aynı konuya ilişkin olmasına değil ortak üretici ve faaliyet bağının gösterilebilmesine dayanır.
2 entry
arşiv fonu
Bir araştırmacının önündeki kutularda aynı konuya ilişkin belgeler bulunması, bunların tek bir arşiv fonuna ait olduğunu göstermez. Arşiv fonu, faaliyetleri sırasında kayıt üretmiş veya toplamış belirli bir kurumun, ailenin ya da kişinin organik olarak oluşmuş belge bütünüdür. Yaygın varsayım, fonu konu başlığıyla veya depodaki raf grubuyla eşitlemektir. Oysa sonradan eğitim, grev ya da imar etiketi altında bir araya getirilen parçalar yararlı bir koleksiyon olabilir; fakat belgeleri geçmişte aynı yetki ve faaliyet zincirinde üretmiş olmaz. Fonun sınırı bu yüzden yalnız kutu etiketiyle değil, belge üreticisinin tarih içindeki görevleri, örgütlenmesi, ardılları, devirleri ve kayıtların özgün düzeni incelenerek çizilir. Kurum adı değişmiş ama görev ve kayıt sistemi sürmüşse ayrı adlar tek fon içinde değerlendirilebilir; aynı ad altında yetkileri kökten değişmiş bir yapıysa tek etiket yanıltıcı olabilir. Fon kavramı her kurumsal dönüşümü kusursuz açıklamaz; dağılmış, karışmış veya sonradan devralınmış belgelerde sınırlar belirsiz kalabilir. Böyle durumda daha kullanışlı yöntem, kesinlik gösterisi yapmak değil, hangi parçanın hangi üreticiye hangi işlem bağıyla bağlandığını ve ayrımın nerede varsayıma dayandığını açıkça kaydetmektir. Arşiv fonu bir tema çuvalı değil, üretim ve yetki tarihinin taşıyabildiği kadar geniş bir bütündür.