dijital arşivde bulunabilen kayıt, saklandığı yerden kullanıcıya ulaşır. dosya bozulmadan saklansa bile başlık, tarih, üretici, konu ve erişim bilgileri tutulmadığında katalogda kaybolur; arama onu bulamaz, kullanıcı da varlığını bilmez. sevenler için iyi katalog sessiz bir rehber, sevmeyenler için bitmeyen dosya adı mesaisi. arşivci diskteki yeri kadar hangi kelimelerle bulunacağını da düzenler.