dijital arşivde dosyanın açılması kadar, onu hangi yazılımın ve hangi dış verinin anlamlı kıldığı da kaydedilmeli. eski bir belge yazı tipine, görüntüleyiciye, codec’e ya da başka bir dosyaya bağlıysa, biçim bozulmadan açılan kopya bile eksik görünebilir. dönüştürme sırasında özgün dosyanın yanında kullanılan araç, sürüm ve bağlı dosyalar tutulursa okuma koşulları da izlenir.