defterdeki kişisel ses, sayfayı yazanın iç dünyasına açılan şeffaf bir pencere değildir. yazan, notu kimin okuyacağını düşündükçe cümleyi, kısaltmayı ve düzeni değiştirir; gelecekteki kendisi de bu hesabın içindedir. bir alışveriş listesi eve dönecek kişiye, iş notu aynı masayı paylaşanlara, ders notu öğretmene ya da sınava girecek öğrenciye göre biçimlenebilir. muhatap sayfada görünmese bile başlıkların açıklığı, kısaltmalar ve tekrar edilen işaretler bu beklentiyi ele verir.
defter türlerini yalnız konuya göre ayırmak bu yüzden eksik kalır. aynı kalemle yazılmış iki sayfa, birinde unutmayı önlemek için tutulmuş kısa bir not, ötekinde sonradan temize çekilecek bir taslak olabilir. tarih, hitap, maddeleme, sayfa kenarındaki oklar ve üstü çizilen satırlar yazının hangi aşamada bulunduğunu anlatır. ev içi hesap, sınıf çalışması ve iş bölümü de mahrem bir el yazısıyla tutulabilir; defteri okurken yazılan şeyin yanında hangi iş için ve hangi zaman ufkuyla yazıldığı da ayrı bir katmandır. yazanın o gün anladığı bir kısaltma, yıllar sonra kendisine bile kapalı kalabilir; yanına düşülen açıklama ise metnin ilk anda değil, geri dönüşte tamamlandığını gösterir. bazı sayfalar başkasına devredilmek üzere açık tutulur, bazıları yalnız sahibinin hatırlama düzenine yaslanır. defterin arşivde bulunması bu iki kullanımın hangisinde üretildiğini kendiliğinden çözmez; bunu başlıkların dili, açıklama sıklığı ve sonraki el izleri birlikte düşündürür. aynı kısa işaret, kenarda kaldığında kişisel hatırlatma, başka sayfaya taşındığında iş talimatı olabilir.