kural şu: dijital arşivcilik dosyayı saklamak kadar, dosyanın ne olduğunu, hangi sürümden geldiğini ve zaman içinde değişip değişmediğini izlenebilir tutmaktır. bu yaklaşım kültür kurumlarının, kamu idarelerinin ve kişisel koleksiyonların uzun süre saklanacak malzemesinde uygulanır; biçim eskidiğinde dönüştürme yapılırken özgün dosya ile dönüşüm kaydı korunur. istisna: arşivde tutmak erişime açmak anlamına gelmez; erişim koşulu ayrıca belirlenir.