erişim amacıyla seçilen kopya ile arşivde tutulan sürüm farklı olabilir. hızlı erişim için hafif bir kopya, baskı ya da araştırma için ayrıntılı sürüm tutulabilir; adları ve üretim tarihleri karışmadıkça dosya çoğalması arşivi değil, aramayı rahatlatıyor.