işlem izinde kayıtların ne kadar süre tutulduğu, sonradan bulunup bulunamayacağını belirler. bir hareketin kaydı bulunamadığında bunun nedeni işlemin hiç yapılmaması, kaydın başka bir sistemde tutulması, süresinin dolması ya da erişimin kısıtlanması olabilir. bu ayrım yazılmıyorsa yokluk kolayca olumsuz kanıta çevrilir. hangi işlemlerin ne kadar süre saklandığı, silme veya arşivden çıkarma yetkisinin kimde olduğu ve bu işlemin ne zaman yapıldığı ayrıca izlenmelidir.