kamu kayıtlarına erişimin pratik sınırı, dosyanın indirildiği yerde başlıyor. taranmış belge metin katmanı taşımıyorsa arama, alıntılama ve belge içi karşılaştırma elle yapılır; tablo görsel olarak bırakılmışsa veriyi yeniden çıkarmak gerekir. ocr, yani görüntüdeki yazıyı aranabilir metne çeviren katman, bu yükü azaltır. ekran okuyucuya başlık ve hücre ilişkisi sunmayan dosya ise aynı sorunu başka biçimde üretir. (bkz: kütüphanecilik ve bilgi bilimi)