belgenin bulunması kadar kapsamının sabitlenmesi de önemlidir. kararın ekleri, dayandığı yazışmalar, tarih ve sürüm bilgisi verilmezse kişi dosyanın yalnız görünen parçasını alır. bir pdf'yi göndermek, hangi metnin esas alındığını kendiliğinden açıklamaz; eklerin adı, belgenin dönemi ve değişiklik bilgisi de dosyaya eşlik etmelidir.