bir dosya daha oluşmadan daraltılabilir: kurum, başvuruların ve ara yazışmaların tümünü değil, yalnız karar metnini saklamayı seçebilir. taslaklar, itirazlar, ekler ve düzeltme izleri yoksa son raporun nasıl şekillendiği görünmez; (bkz: belge tarihi)