Bir dosyanın saklama süresi dolduğunda sonuç kendiliğinden imha değildir. Belge ayıklama, kayıtların önceden belirlenmiş ölçütler ve yetkili değerlendirme uyarınca kalıcı koruma, süreli muhafaza ya da imha gibi sonuçlar bakımından ayrılması işlemidir; ölçütlerin adı ve karar makamı dönem ile kuruma göre değişebilir. Bana göre güvenilir ayıklama, geriye yalnız boş raf değil, kararın dayanağını ve kapsamını gösteren bir kayıt bırakır.