Belge ayıklama, arşivde yer açmak için eski evrak seçmekten ibaret değildir. Bir kayıt grubunun idari, hukuki, mali, tarihî veya kanıtsal değeri değerlendirilerek geçici saklanacak, kalıcı korunacak ya da usulüne uygun biçimde imhaya ayrılacak kısmının belirlenmesi sürecidir.
Yetkinin adı, ölçütleri ve karar organı döneme ve kuruma göre değişir. Saklama planı başlangıç çerçevesini verebilir; fakat sürenin dolması belgeyi kendiliğinden imha edilmiş veya imha edilebilir kılmaz. Önce kaydın hangi faaliyet içinde üretildiği, başka kayıtlarla ilişkisi, devam eden hukuki ya da idari ihtiyacı ve kalıcı değeri incelenir. Ardından kararın kapsamı, ilgili belge serileri, tarih aralığı ve yetkili onay kayıt altına alınır. Karar listesi uygulamanın yerine geçmez: imhanın ne zaman, kim tarafından ve hangi yöntemle yapıldığını gösteren kayıt, sürecin ayrı halkasıdır. Arşivin küçük ironisi, bazen yok edilen belgeden geriye onu yok etmeye yetkili olunduğunu kanıtlayan belgenin kalmasıdır.
Her fazla nüshanın kalıcı korunması savunulamaz; maliyet ve bulunabilirlik de kayıt yönetiminin gerçek parçalarıdır. Bununla birlikte ayıklama, ancak ölçüt, yetki, kapsam ve fiilî işlem birbirine bağlanabildiği ölçüde düzenli bir değerlendirme sayılır; yalnız boşalan raf bunu kanıtlamaz.
3 entry
belge ayıklama
Bir dosyanın saklama süresi dolduğunda sonuç kendiliğinden imha değildir. Belge ayıklama, kayıtların önceden belirlenmiş ölçütler ve yetkili değerlendirme uyarınca kalıcı koruma, süreli muhafaza ya da imha gibi sonuçlar bakımından ayrılması işlemidir; ölçütlerin adı ve karar makamı dönem ile kuruma göre değişebilir. Bana göre güvenilir ayıklama, geriye yalnız boş raf değil, kararın dayanağını ve kapsamını gösteren bir kayıt bırakır.
Belge ayıklama, saklama süresi dolan kayıtların yetkili ölçüt ve usulle imha ya da kalıcı koruma için ayrılmasıdır; süre dolumu kendiliğinden imha yetkisi doğurmaz.