Aynı konudan söz eden iki belge, aynı bağlamın ürünü olmayabilir. Provenans; arşiv kayıtlarının onları üreten veya faaliyetleri sırasında biriktiren kişi, aile ya da kurumla olan köken ilişkisidir. Bu ilişki yalnız belgenin kimden teslim alındığını göstermez; üretici birimin görevini, kaydın hangi işlem içinde oluştuğunu ve kurumsal yapı değişirken hangi kayıt bütününe bağlandığını da araştırmayı gerektirir.
Uygulamada konu benzerliği güçlü bir ayartmadır: farklı kurumların eğitim, grev veya imar hakkındaki kayıtları tek dosyada kolayca buluşabilir. Böyle bir derleme araştırmaya yararlı olabilir, fakat parçaları geriye dönük olarak aynı faaliyet zincirinin ürünü yapmaz. Öte yandan kurum adının değişmesi de provenansı mutlaka kesmez; görevlerin, yetkilerin ve kayıtların hangi işlemle devredildiği incelenmeden yalnız tabeladan süreklilik ya da kopuş sonucu çıkarılamaz. Provenans sahiciliğin otomatik kanıtı da değildir: kaydın kökenini belirlemek, içeriğinin doğru olduğunu veya aktarım boyunca değiştirilmediğini tek başına göstermez. Bana göre iyi bir arşiv tanımı, belgenin ne anlattığından önce hangi faaliyet içinde ve kimin yetkisi altında doğduğunu görünür kılmalıdır.