Kayıt yönetimi, bir kurumun ürettiği veya aldığı kayıtları oluşumundan itibaren sınıflandırma, erişim, koruma, saklama ve uygun sonlandırma kurallarıyla izlediği süreçtir. Mesele yalnızca belgeyi bulmak değildir; kaydın neden üretildiğini, kimlerin hangi koşullarda eriştiğini ve sonraki aktarımının nasıl belgelendiğini de görünür kılmaktır. Arşiv çalışması bu sürecin bütünüyle aynı şey değildir; kalıcı değeri olan kayıtların sonraki koruma ve erişim aşamasını ifade edebilir.