Kayıtların bir bölümünü ayırmak, depoda yer açma işinden önce bir değerlendirme ve yetki meselesidir. Arşivsel ayıklama; bir kayıt kümesinin idari, hukuki, mali, tarihî veya kanıtsal değeri ile tabi olduğu saklama yükümlülükleri incelenerek hangi kayıtların korunacağına, devredileceğine ya da nihai işleme hazırlanacağına karar verilmesi sürecidir.
Ayıklama ile imha aynı işlem değildir. İlki kayıtları belirlenmiş ölçütlere göre değerlendirip sınıflandırır; ikincisi ise imhasına yetkili biçimde karar verilmiş kayıtların geri getirilemeyecek şekilde ortadan kaldırılmasıdır. Saklama planı bu değerlendirmeye çerçeve sağlayabilir, fakat plandaki sürenin dolması her kaydı kendiliğinden imha edilebilir hâle getirmez. Devam eden dava veya inceleme, erişim talebi, özel mevzuat, devir yükümlülüğü ve karar merciinin yetkisi ayrıca sınanır.
Makul karşı ağırlık şudur: Her belgeyi süresiz tutmak da tarafsız değildir; erişimi zorlaştırır, koruma kaynaklarını dağıtır ve kişisel verileri gereksiz yere elde tutabilir. Bununla birlikte seçimin ölçütü, kapsamı, tarihi, karar veren makamı ve uygulama tutanağı kaydedilmezse geriye yalnız eksilmiş raf kalır. Raf, arşiv terminolojisine şaşırtıcı derecede çabuk uyum sağlar; neyin neden kaybolduğunu ise söylemez.