Belgeyi bir sınıfa yerleştirmek başka, ne kadar süre tutulacağını kararlaştırmak başkadır. Saklama planı; kayıt türü veya serisini, üretildiği işlevi ve tabi olduğu hukuki ya da idari gereklilikleri dikkate alarak aktif kullanım, kurum içi muhafaza, arşive devir ve usulüne uygun ayıklama sürelerini gösteren düzenleme aracıdır. Planda bir sürenin yazılı olması kaydın zamanında ve yetkili kararla imha edildiğini kanıtlamaz; sürenin hangi olayla başladığı, istisnalar, devam eden inceleme veya dava nedeniyle durdurma kararları ve işlemin uygulama kaydı ayrıca denetlenmelidir.