Dosyaları aynı konuda görünmeleri değil, kurumun hangi işi yürütürken ürettiği kayıtlar oldukları bir arada tutar. Dosya planı; görev, faaliyet ve işlemleri sınıflara ayırarak bunlarla ilgili kayıtların hangi başlık, kod veya dosyalama konumunda tutulacağını gösteren kurumsal düzenleme aracıdır. Bir yazışmanın kodu böylece yalnız konusunu etiketlemez; onu üreten iş süreciyle kayıt sistemi arasında bağ kurmayı amaçlar. Plan iyi işlediğinde benzer işlemler aynı düzen içinde bulunabilir, dosyalar başka bir birime devredildiğinde ilişkileri daha az kaybolur ve saklama ya da erişim kararları belirli kayıt kümelerine uygulanabilir.
Bununla birlikte dosya planı, içindeki kaydın doğru veya işlemin hukuka uygun olduğunu kanıtlayan bir belge değildir. Kurum yapısı, yetki dağılımı ve kullanılan terimler zamanla değişebilir; sonraki dönemin planını eski kayıtlara olduğu gibi giydirmek, geçmişte bulunmayan sınıfları varmış gibi gösterebilir. Uygulamada aynı kodun alışkanlıkla farklı işlere verilmesi ya da bir dosyanın yalnız kolay bulunduğu yere kaldırılması da planla fiilî düzeni birbirinden ayırır. Bu nedenle değerlendirme, yürürlükteki planın yanında dönemin birim yapısını, dosya üzerindeki işaretleri, kayıt defterini ve gerçek dosyalama uygulamasını birlikte sınamalıdır; arşivde raf etiketi bazen düzeni anlatır, bazen yalnız rafın iyimserliğini.