Benzer görünen kayıtların yan yana durması, onları kendiliğinden aynı serinin parçaları yapmaz. Belge serisi, bir kurum veya kişi aynı işlevi ya da faaliyeti yürütürken belirli bir düzen içinde tekrar tekrar üretilen, alınan veya kullanılan kayıtlar bütünüdür. Yazışma dosyaları, karar defterleri ya da personel kayıtları bir seri oluşturabilir; ancak adları ve sınırları dönemin kurum yapısına göre değişir.
Seriyi kuran bağ çoğu zaman ortak konudan daha kuvvetlidir: kayıtların hangi görev sırasında doğduğu, hangi birimce tutulduğu, birbirini nasıl izlediği ve özgün düzen içinde hangi yere sahip olduğu birlikte incelenir. Sonradan aynı konu etiketi altında toplanmış belgeler ise ortak bir araştırma kümesi oluşturabilir, fakat bu işlem geçmişte var olmayan kurumsal bir seri yaratmış sayılmaz. Arşiv dolabı bazen sınıflandırmayı tarih diye takdim etmeye heveslidir.
Karşı ihtimal de açıktır. Kurumun görevleri, kayıt sistemi veya birim sınırları değişmişse aynı adla sürdürülen dosyalar farklı serilere ayrılabilir; farklı adlar taşıyan kayıtlar da tek işlevsel devamlılığın parçaları olabilir. Bu nedenle seri adı sonuç değil, inceleme başlangıcıdır. Belge serisi yorumu ancak ilgili dönemin yetki düzeni, üretim süreci ve kayıtlar arasındaki bağ birlikte gösterilebildiği ölçüde güçlüdür.