Bir belgenin üzerindeki tarih, imza ve sayı okunabilir olabilir; fakat hangi işin parçası olduğu bilinmiyorsa metnin taşıyabileceği sonuç yine sınırlıdır. Kayıt bağlamı, bir kaydın kim tarafından, hangi görev ve yetki içinde, hangi işlem sırasında üretildiğini ve diğer kayıtlarla nasıl ilişkilendirildiğini anlamaya yarayan kurumsal ve teknik çevredir. Dosya, seri, kayıt defteri, havale izi, ek bağlantısı, önceki ve sonraki işlem kayıtları bu çevrenin parçaları olabilir; her kurumda aynı adla veya aynı düzende bulunmaları gerekmez. Bağlamı kurmak, belgenin içeriğini otomatik olarak doğrulamaz. Buna karşılık tek başına görülen bir sayfanın taslak mı, gönderilmiş nüsha mı, sonradan eklenmiş örnek mi olduğunu ayırmayı mümkün kılabilir. Tersi de dikkat ister: çevre kayıtlarının eksikliği belgenin kendiliğinden sahte ya da hükümsüz olduğunu göstermez, yalnız üretim amacı, aidiyet ve işlemdeki etkisi hakkında kurulabilecek sonucun sınırını daraltır. Arşiv bazen metni saklar, fiilini komşu dosyada unutur; bu yüzden inceleme yalnız sayfada ne yazdığını değil, sayfanın hangi kayıt düzeninde konuştuğunu da sormalıdır.