Bir belgeye ulaşmak ile onun üzerinde çalışmak aynı nüshayı gerektirmez. Erişim kopyası, asıl belgeyi ya da koruma amacıyla tutulan ana nüshayı doğrudan kullanıma açmadan, içeriğin danışma, araştırma veya gündelik işlem için görülmesini sağlamak üzere üretilen türev nüshadır. Kâğıt fotokopi, sayısallaştırılmış görüntü, sıkıştırılmış dosya ya da kişisel verileri usulünce örtülmüş sürüm bu işlevi görebilir; hangi biçimin yeterli olduğu kurumun amacı, dönemin tekniği ve erişim yetkisiyle belirlenir.
Görünür sonuç kolaylıktır, fakat kopyanın neden üretildiği yazılmadığında kolaylık kısa sürede belirsizliğe dönüşür. Dosya adı, kaynak kayıtla bağ, üretim tarihi, uygulanan dönüştürme veya karartma işlemi ve erişim sınırlaması korunmazsa kullanıcı eksik görüntüyü belgenin bütünü, okunaklı taramayı da aslın doğruluğu sanabilir. Tersinden, erişim kopyasındaki kırpılma ya da düşük çözünürlük kaynak belgenin de aynı durumda olduğunu göstermez. Kopyanın varlığı, asıl belgenin özgünlüğünü, işlemin hukuka uygunluğunu veya gösterilmeyen bölümün önemsizliğini kendiliğinden kanıtlamaz; dosya küçülürken yetki büyümez. Bu nedenle erişim kopyasını güvenilir kılan, görsel benzerliğin yanı sıra hangi kaynaktan, kim tarafından, ne zaman ve hangi değişikliklerle üretildiğini gösteren bağdır. Sonuç, bu bağ korunuyor ve kopyanın kullanım sınırı açıkça belirtiliyorsa asılın korunmasıyla erişim arasında makul bir denge kurar.