Bir kopyanın işlemde kullanılabilmesi, onu aslın bütün sonuçlarını taşıyan ikinci bir asla dönüştürmez. Onaylı suret, yetkili kişi veya kurumun, önüne sunulan asıl ya da yetkili kayıttaki belgeyle kopyanın uygunluğunu kendi yetki ve usul sınırları içinde doğruladığı nüshadır. Onay, kopyanın uygunluğunu gösterir; kaynak belgenin içeriğinin doğru, imzasının yetkili veya işlemin hukuka uygun olduğunu tek başına kanıtlamaz.