Evrak kayıt numarası, adı ve biçimi döneme göre değişebilmekle birlikte, bir belgenin kurumun kayıt düzenindeki belirli kayıtla eşleştirilmesini sağlayan işarettir. Numaranın bulunması belgenin yetkili makamca düzenlendiğini, içeriğinin doğru olduğunu veya zamanında kayda geçirildiğini tek başına kanıtlamaz; tarih, üretici birim, kayıt defteri ya da sistem izi ve yetki zinciri ayrıca sınanmalıdır. Bence numara belgenin kimliği değil, kimliğinin nerede denetleneceğini gösteren işarettir.