Aranan kaydın bulunamaması, kaydın hiç üretilmediği anlamına gelmeyebilir; bazen görünmez olan belge değil, onu gösteren kayıt düzenidir. Belge envanteri, bir kurumun veya arşiv bütününün elindeki kayıtları belirlenmiş kapsam ve tarihte sayan, gruplandıran ve temel nitelikleriyle tanımlayan araçtır.
Envanterde üretici birim, tarih aralığı, seri ya da dosya adı, miktar, ortam, yer bilgisi ve erişim durumu gibi alanlar bulunabilir; hangi alanların gerekli olduğu ise envanterin amacıyla ilgili dönemin kayıt düzenine bağlıdır. Bu araç dosya planıyla aynı şey değildir: plan kayıtların hangi sınıflandırma içinde oluşacağını öngörür, envanter ise belirli bir anda mevcut olduğu saptananları gösterir. Katalog veya ayrıntılı tanımlama da envanterden daha derin ilişkiler kurabilir. Karşı yorum, envantere yazılmış her kalemin gerçekten mevcut, eksiksiz ve doğru tanımlanmış sayılabileceğidir. Oysa sayım tarihi, kapsam, hazırlayan birimin yetkisi, güncelleme zinciri ve fiziksel ya da dijital doğrulama bilinmeden liste ancak kendi düzenlenme işlemini kanıtlar. Envanter görünürlüğün başlangıcıdır; belgenin bütünlüğüne verilmiş toplu bir tasdikname değildir.