İmha tutanağı, kayıtların yok edilmesine ilişkin kararın kendisi değil; yetkili karar uyarınca hangi kayıtların, ne zaman, kimlerin sorumluluğunda ve hangi yöntemle imha edildiğini belgelemek üzere düzenlenen işlem kaydıdır. Biçimi ve zorunlu unsurları kurumun tabi olduğu dönemin mevzuatıyla usulüne göre belirlenir; bugünkü bir örnek formu geçmişteki her tasfiyeye cetvel yapmak doğru olmaz.
Yaygın varsayım, tutanak bulunduğunda imhanın hem gerçekleştiği hem de hukuka uygun olduğu yönündedir. Oysa belge ancak taşıdığı kapsam kadar konuşur. Yetkisiz imza, belirsiz seri adı, tarihsiz ek liste veya saklama süresi dolmadan verilmiş karar varsa düzgün görünen sayfa işlemin bütün dayanaklarını tamamlamaz. Tersinden, tutanağın dosyada bulunmaması da kayıtların kesinlikle imha edilmediğini göstermez; belge başka bir seride tutulmuş, devredilmemiş ya da sonradan kaybolmuş olabilir.
Daha kullanışlı inceleme, tutanağı saklama planı, ayıklama veya imha onayı, kapsam listeleri, teslim kayıtları ve varsa yüklenici belgeleriyle birlikte okumaktır. Böylece üç ayrı soru korunur: İmhaya kim karar verebilirdi, hangi kayıtlar karara dâhildi ve uygulamada ne yapıldı? Arşiv bazen tek kâğıttan kesinlik bekleyeni, ekler klasörüne nazikçe gönderir.