Saklama planı, bir kurumda hangi kayıt dizisinin ne kadar süre etkin kullanımda tutulacağını, sürenin hangi olayla başlayacağını ve sonunda imha, yeniden değerlendirme ya da sürekli saklama işlemlerinden hangisine tabi olacağını gösteren yetkili düzenlemedir. Süre yalnız takvim hesabı değildir; işin kapanması, sözleşmenin sona ermesi veya denetimin tamamlanması gibi başlangıç koşulu belirsizse planın rakamı uygulamada sallanır. Hukuki yükümlülükler, idari ihtiyaç, kişilerin haklarını ispat imkânı ve arşivsel değer birlikte değerlendirilmelidir; fakat bunlardan birinin anılması, diğerlerinin incelendiğini kendiliğinden kanıtlamaz. Planın varlığı da kayıtların geçmişte gerçekten o tarihte imha edildiğini göstermez. Bunun için yetkili onay, tasfiye listesi, işlem tarihi, kapsam ve istisnalar ayrıca izlenmelidir. Kâğıt üzerinde süresi dolan belge, usulüne uygun işlem yapılmadıkça kendiliğinden buharlaşmış sayılmaz.