İmha tutanağı, hangi kayıtların hangi karara dayanılarak, ne zaman ve hangi usulle ortadan kaldırıldığını belgeleyen kayıttır. İmha yetkisini kurmaz; kullanılmış yetkinin ve işlemin kapsamının izini bırakır. Kâğıdın ortadan kalkması, usulün de buharlaşması anlamına gelmez.