İşlem dosyası, bir idari ya da kurumsal kararın hangi bilgi, görüş, onay ve bildirim aşamalarından geçtiğini gösteren kayıtlar bütünüdür. Belgelerin aynı klasörde bulunması, her birinin karar anında mevcut veya yetkili makamca değerlendirilmiş olduğunu tek başına kanıtlamaz. Tarih, kayıt numarası, dağıtım ve imza zinciri; dosyanın içeriğiyle kararın oluşumu arasındaki mesafeyi ölçmeye yarar. Dosya kalınlığı usulün vekili değildir.