Bir arşiv taramasında kayda rastlanmaması, olayın yaşanmadığını değil; yanlış terimin, eksik kataloğun veya henüz tasnif edilmemiş bir fonun görüş alanı dışında kaldığını gösterebilir. Yokluk sonucu, hangi koleksiyonların hangi yöntemle tarandığı yazılmadan belgeden değil arama sınırından çıkar.