Bir kararın sonuç doğurması, nasıl kurulduğunun da görünür olduğu anlamına gelmez. İşlem dosyası; bir idari işlemin dayanağını, hazırlık belgelerini, alınan görüşleri, yetkili makamın kararını, imza ve bildirim kayıtlarını, varsa itiraz ve değişiklikleri izlenebilir bir bütün içinde tutan kayıt dizisidir. Dosya tek klasör olmak zorunda değildir; esas olan parçalar arasındaki bağın korunmasıdır.
Eksiklik çoğu zaman nihai metnin yokluğundan değil, ara halkaların kopmasından doğar. Karar bulunur ama hangi sürümün incelendiği, bir görüşün neden dışarıda bırakıldığı, imza sahibinin o tarihte hangi yetkiye dayandığı veya bildirimin kime ulaştığı görülemez. Arşiv burada sessizdir: teslim edilmeyen gerekçeyi sonradan icat etmez.
Bununla birlikte kalın bir dosya tek başına hukuka uygunluk kanıtı değildir. Kayıt, yetkinin varlığını ve usulün izini sınamaya imkân verir; uygulamanın gerçekten belgeye uyduğunu göstermek için tarih, sürüm, erişim ve sonuç kayıtlarının birbirini tutması gerekir. İşlem dosyasının değeri çok sayfasında değil, kararın hangi yoldan geçtiğini ve nerede değiştiğini denetlenebilir kılmasındadır.