Arşiv araştırmasında tespit olasılığı, yalnız kaydın üretilip üretilmediğine değil, korunmasına, tasnifine, erişim kısıtlarına ve kullanılan arama diline de bağlıdır. Bir ada katalogda rastlanmaması, o kişinin belgelerde hiç bulunmadığını göstermez; ad farklı yazılmış, dosya tanımlanmamış veya seri erişime kapalı olabilir. Yokluk sonucu, ancak beklenen kaydın hangi kurumda, hangi dönemde ve hangi adla üretileceği gösterildiğinde güçlenir.