Pazarlık kapasitesi, sözleşmenin imzalandığı anda tüketilen bir üstünlük değil; sözleşmenin ömrü boyunca yeniden üretilmesi gereken bir kamu yeteneğidir. Kaynağın kıtlığı veya ruhsat veren makamın güçlü hukuki araçları başlangıçta elverişli koşullar sağlayabilir. Fakat üretimi ölçen, maliyeti inceleyen, tahsilatı yapan, istisna tanıyan ve uyuşmazlığı yürüten merciler farklıysa ilk kazanımın uygulamada korunacağı kendiliğinden söylenemez.
Dönem ayrımı burada önemlidir. Müzakere ekibinin eriştiği veri ile sonraki denetçinin devraldığı dosya aynı olmayabilir; görev değişikliği, kapalı hesap yöntemi veya gerekçesiz istisna, kâğıttaki hükmü zamanla aşındırabilir. Belge zinciri bu nedenle yalnız lisans ve sözleşmeden kurulmaz. Üretim kayıtları, fiyatlandırma yöntemi, maliyet doğrulaması, tahsilat hesabı, değişiklik kararları, uyuşmazlık dosyaları ve bunları inceleyen makamların yetki dayanakları birbirine bağlanmalıdır. Arşiv, pazarlığın hatıra defteri değil bakım kılavuzudur; ne var ki kendisine teslim edilmeyen hesabı da nezaketle doğrulayamaz.
Karşı yorum güçlüdür: Her işlemi merkezîleştirmek denetimi hızlandırmak yerine yeni bir darboğaz yaratabilir; ayrıca ticari gizlilik ve uzmanlık sınırları bütün verinin sınırsız dolaşmasına izin vermeyebilir. Daha kullanışlı ölçü, bütün kurumların aynı dosyaya sahip olması değil, yetkili birimin seçilmiş bir gelir kalemini kaynaktan tahsilata kadar yeniden kurabilmesi ve itiraz hâlinde hangi merciin kaydı düzelteceğinin önceden belli olmasıdır. Belirli bir ülke, dönem ve sözleşme dosyası olmadan kapasitenin gerçekten güçlü olduğu sonucuna bundan fazlası yüklenemez.