İmha tutanağı, kayıtların hangi karar ve yetkiye dayanılarak, hangi kapsamda ve nasıl imha edildiğini belgeleyen işlem kaydıdır. Tutanağın varlığı saklama süresinin doğru belirlendiğini tek başına kanıtlamaz; plan, onay, imha işlemi ve tutanak birbirini tamamlayan fakat birbirinin yerine geçmeyen halkalardır.