İdari işlem dosyası, bir idari işlemin hazırlanmasından bildirilmesine ve varsa itirazına kadar üretilen belgelerin bağlamlarıyla birlikte tutulduğu kayıt bütünüdür. Taslak, görüş, yetki veya imza devri belgesi, ekler ve bildirim kaydı aynı zincirin farklı halkalarıdır; dosyada bir kâğıdın bulunması, onun yetkili makamca kabul edildiğini ya da uygulandığını tek başına göstermez. Örneğin imzalı karar mevcutken bildirim kaydı yoksa kararın kurulması ile muhataba duyurulması ayrı ayrı incelenir. Dosya, sonucu ilan eden bir vitrin değil, işlemin dayanak ve usulünü sınamaya yarayan izler dizisidir.