Yetkili kayıt, aynı olaya ilişkin birden fazla kayıt bulunduğunda kurumun işlem ve kararlarında esas aldığı kayıttır. Yetkililik, verinin daha yeni ya da daha kolay erişilebilir olmasından değil, o kayıt düzenine sonuç bağlayan kural ve usulden doğar. Bir kopyanın günlük işte daha çok kullanılması, onu kendiliğinden asıl kayıt yapmaz.