İkame kapasitesi, işgücü planında yalnız yedek kişi sayısı değildir; işi güvenle devralabilecek eğitim, yetki ve kullanılabilir çalışma süresidir. Örneğin aynı yeterliliğe sahip çalışanlar başka vardiyalarda doluysa kâğıt üzerinde alternatif vardır, fiilen yoktur. Kapasite hesabı bu yüzden eğitim bütçesiyle, vardiya boşluğuyla ve fazla mesainin kimde biriktiğiyle birlikte yapılmalıdır.