İşlem dosyası, bir idari işin yalnız nihai kararını değil, o karara hangi başvuru, görüş, tutanak ve bildirim zinciriyle varıldığını bir arada gösteren kayıt bütünüdür. Dosyada bir belgenin bulunması, içeriğinin benimsendiğini veya gereğinin yerine getirildiğini tek başına kanıtlamaz; belgenin işlemdeki yeri, onu üreten makamın yetkisi ve sonraki uygulama ayrıca izlenmelidir.