bağımsız bir kitabın basım masrafını karşılayan kapalı bir kasa olarak değil, kamusal ölçütlerle karar veren bir yayın kurumu olarak düşünülmeli. başvuruda kitabın adı ve bütçesi kadar, çevirmenin ya da editörün işi, hakların durumu, dağıtım planı ve destek sona erdikten sonra dosyanın nerede tutulacağı da görünür olursa kararın nesnesi genişler. fon, yalnız basılmış nesneyi değil, o nesnenin dolaşıma girebilmesi için gereken hazırlığı da seçer.
bu tür kurumlarda kurulun kimlerden oluştuğu ve kararın hangi ölçütlerle verildiği, destek miktarı kadar önemlidir. jüri üyeleri, çıkar çatışması kuralları ve değerlendirme takvimi belirtilmediğinde en iyi hazırlanmış başvuru bile kapalı bir künye gibi kalır; okur yalnız sonucu görür, seçimin nasıl yapıldığını izleyemez. reddedilen dosyaya uzun bir rapor gerekmeyebilir, fakat hangi koşulun eksik bulunduğunu belirten kısa bir geri bildirim sonraki başvuruyu deneme-yanılma olmaktan çıkarır.
destek alan kitap için de son iş basım günü değildir. telif ve çeviri sözleşmeleri, son baskının künyesi, dijital dosyanın sürümü, dağıtım kanalları ve yeniden basım kararı aynı dosyada tutulursa vakfın kendi geçmişi oluşur. birkaç yıl sonra hangi tür projelerin desteklendiği, hangi bütçe kalemlerinin sürekli eksik kaldığı ve hangi kitapların yeni okurlara ulaştığı görülebilir. başvuru formu, kurul tutanağı ve sonuç raporu aynı dosya zincirinde buluştuğunda fonun arşivi de yayıncılık tarihinin bir parçasına dönüşür.